文件的管理制度 篇1
为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制xx学校文件签发制度。
一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。
二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。政策性较强的应经校长审阅。
三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。
四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。
文件处理办法
为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定：
一、收文处理
收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。
1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。
为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。
2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办文件处理。
(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。
(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如遇主要领导外出的`，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。
(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。
借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。
二、内部文件处理
党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。
各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。
三、外发文件处理
外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发。各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。
文件的管理制度 篇2
1、目的：促进公司提高管理水平，规范公司程序文件书写的格式及编号方法，各项制度及文件管理工作规范、科学，确保文件结构与样式的统一等制定本规定。
4、管理职责：企业负责人负责质量管理体系文件的批准、颁布；质量负责人负责审核；各部门负责人与质管部共同起草其部门的质量体系文件，并执行、协助、配合质量管理部开展工作。质量管理部负责按政策要求起草质量管理制度以及解释、培训、指导、检查等；所有文件由人事行政部负责分发、保管、撤销、替换、销毁，各程序文件与质量文件的系统摘要编写人均须按本规定制订文件；
6、质量管理体系文件划分：质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录、凭证。
6.1.1、管理制度文件：是指企业为规范内部管理活动，对各项管理工作提出具体要求并以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；
6.1.2、部门及岗位职责文件：是指企业为规范经营行为，明确各部门及岗位职责，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；
6.1.3、操作规程文件：是指企业为规范过程管理，明确规定其操作程序和要求，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；
6.1.4、档案：企业经营过程中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件；
6.1.5、报告：是企业汇报工作、反映情况、提出意见或者建议时使用的文件；
6.1.6、记录：是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；
6.1.7、凭证：是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明；
6.1.8、技术标准：是对产品质量、规格、验收方法等所做的技术规定，这里主要指药品标准或其他相应的技术标准；
6.2、文件编号：由公司代码、文件种类代码、文件顺序号、文件版本号：文件顺序号按汇编顺序号编排，文件顺序号、流水号分别由两位阿拉伯数字组成。
用两位阿拉伯数字表示，新制订的文件修订号为“00”，以“01”表示对文件的第一次修订，以“02”表示第二次修订，依次类推。
6.2.6、记录表格的编码形式：由公司代码+由文件种类代码+文件顺序号+两位数流水号组成+版本号。如：-SOR-11-01-00表示的是00版本11号操作产生的'第一个表格；
6.3、质量管理文件的编制和审批程序
6.3.1、质量管理制度、操作规程、岗位职责由质量管理部负责和操作部门共同起草和修订，各部门文件由各职能部门负责人起草和修订，所定的各项制度和文件报质量负责人审核，经企业负责人批准后执行；
、为提高工作效率，减少签字，公司决定在每个质量管理制度、操作规程、岗位职责上的文件起草人（姓名）、起草日期、审核人（姓名）、审核日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流转中直接录入，文件打印出来后，相应人员同时在纸质《文件审批流转记录》上手工签署姓名及日期；
、为方便查阅，岗位/制度/操作规程制定文件目录索引，含文件编号、目录内容、页数、页码、实施日期、文件状态。
、内容应符合《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、新《药品经营质量管 理规范》及其实施细则等法律、法规；
、文字应准确、清晰、易懂，条理性强、层次分明、结构紧密、用语规范、内容真实、完整（不空格、不漏项），不能随意涂抹，不得用铅笔填写，没有发生的项目记“无”或画“/”，各相关负责人签名处不允许空白，要签全名；如果发生错误需更改，应用“─”划去原内容，写上更改后的内容，需在更改处由更改人签名（章），签名要全名；日期填写要清晰，年月日用8位数标明，如：170401；
、文件应标明题目、种类、以及文件编号和版本号；
、质量管理制度应结合公司的实际情况，可操作性强；
6.3.3、制度编号后由打字员打印，打印出的文件清样交给拟稿人核稿；
6.3.4、制度打印后，由人事行政部登记、下发、签收；
6.3.5质量管理部每季度对质量管理体系执行情况进行检查考核，做好《质量管理体系评审记录》；
6.4.1、质量管理体系文件在执行过程中如需调整，或因与国家法律、法规、政策文件相冲突需修订时，由机构负责拟稿，质量负责人核稿，经企业负责人批准后由人事行政部发执行，原制度同时废除，修订原因及变更日期应详细记录在《文件修改审批表》中；
6.4.3、作废文件由人事行政部进行“作废”标识，防止误用，并由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由于经营管理不断更新或与国家相关法律、法规政策相违背，已不适应或过时，须进行撤销；
6.5.2、制度的撤销是由人事行政部在分发新文件是回收旧文件，或每年对发文进行一次清理，对不适当或过时文件填写《文件销毁登记表》，经质量管理部、质量负责人同意后进行销毁；
6.6、文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录；
6.8、每季度审核、修订文件、使用的文件应当为现行有效的文本，已废纸或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现；
6.9、非本部门执行文件，需要供读时需向人事行政部登记《文件借阅登记表》，填写文件编号、文件名、借出日期、借用途、归还时间。
6.10、各岗位获得与工作内容相对应的必要文件，并严格按照规定开展工作。
文件的管理制度 篇3
1、主题内容与适用范围
本文件根据我厂产品的生产性质、生产类型和产品的复杂程度以及工种状况,对常用的工艺文件规定了完整性。
本文件适用于变压器新产品的生产。老产品的工艺整顿也参照执行。
2、引用标准
gb/t4863-93机械制造工艺基本术语
gb/t6583-1994质量保证术语
jb/t9167一1998工艺装备设计管理导则
jb/t9165.1-1998工艺文件完整性
3、一般要求
3.1工艺文件是指导工人操作和用于生产、工艺管理的主要依据,要做到正确、完整、统一、清晰。
3.2本标准所规定的内容应在产品设计、试制、鉴定和生产的各个阶段相应编制完成。
3.3产品的生产性质是指样机试制、小批量试制和正式批量生产。样机试制主要是验证产品设计结构,对工艺文件不要求完整,可根据具体情况而定;小批试制主要是验证工艺,所以小批量试制的工艺文件基本上应与正式批量生产的工艺文件相同。不同的是后者通过小批试制过程验证后的修改补充,更加完善。
4、工艺文件种类
4.1产品结构工艺性审查记录
记录产品结构工艺性审查情况的一种工艺文件。
4.2工艺方案
根据产品设计要求、生产类型和企业的生产能力,提出工艺技术准备工作具体任务和措施的指导性文件。
4.3产品零(部〉件工艺路线表
产品全部零(部〉件(设计部门提出外购件的除外〉在生产过程所经过部门(科室、车间、小组和工种〉的工艺流程,供技术科、供应部使用。
4.4焊接工艺卡片
用于对复杂零(部〉件进行电、气焊接。
4.5特殊工序操作指导卡
4.6典型零件工艺过程卡片
用于制造具有加工特性一致的一组零件。
4.7标准零件工艺过程卡片
用于制造标准相同、规格不同的标准零件。
4.8装配工艺过程卡片。
4.9工艺守则
某一专业工种所通用的一种基本操作规程
4.10工序质量分析表
用于分析工序质量控制点的每个特征值-操作者、设备、工装、材料、方法、环境等因素对质量的`影响程度,以使质量处于良好的控制状态的一种工艺文件。
4.11工序质量控制图
用于对工序质量控制点按质量波动因素进行分析、控制的图表。
4.12产品质量控制点目录
填写产品中所有质量控制点的零件图号、名称及控制点名称等的一种工艺文件。
4.13外协件明细表
填写产品中所有外协件的图号、名称和加工内容等的一种工艺文件。
4.14外购工具明细表
填写产品在生产过程中所需的特殊外购刀具、量具等的名称、规格与精度的一种工艺文件。
4.15专用工艺装备明细表
填写产品在生产过程中所需的全部专用工装的编号、名称等的一种工艺文件。
4.16工位器具明细表
填写产品在生产过程中所需的全部工位器具的编号、名称等的一种工艺文件。
4.17专用工艺装备图样及设计文件
专用工艺应具备完整的设计文件,包括专用工装设计任务书、装配图、零件图、零件明细表、使用说明书(简单的专用工装可在装配图中说明)。
4.18材料消耗工艺定额明细表
填写产品每个零件在制造过程中所需消艳的各种材料的名称、牌号、规格、重量等的一种工艺文件。
4.19材料消耗工艺定额汇总表
将'材料消耗工艺定额明细表'中的各种材料按单台产品汇总填写的一种工艺文件。
4.20工艺总结
新产品经过试制生产后,工艺人员对工艺准备阶段的工作和工艺、工装的使用情况进行记述,并提出处理意见的一种工艺文件。
4.21产品工艺文件目次产品所有工艺文件的清单。
4.22车间定置管理图
在车间定置中,用于表明物品与场地关系的布置图。
4.23产品制造工艺流程图
是生产对象由投入到产出,经过一定顺序排列的检验关系图。
4.24产品检验流程图。
4.25油漆工艺卡片。
4.26检验卡片。
根据产品标准、图样、技术要求和工艺规范,对产品及零件、部件的质量特性的检测内容、要求、手段作出规定的指导性文件。
4.27工序质量控制点操作指导卡。
指导工序质量控制点上的工人生产操作的文件。
文件的管理制度 篇4
1、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作，并将责任人员名单张贴在资料室入口处。未经责任人许可，其它人员不得进入。
2、借阅资料必须取得资料管理员的同意，必须办理借阅登记手续，按期归还。
3、资料室内严禁生明火，严禁吸烟。
4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头。
5、资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换。资料室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。
6、工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源。
7、室内资料要统一编码并摆放整齐，室内干燥、通风流畅并留足安全通道。
8、资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图，以及紧急出口示意图。
9、资料室安全管理制度需张贴在资料室内墙。
文件的管理制度 篇5
为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。
1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。
2、机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。
3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。
4、对院领导批示要求职能部门办理的`文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。
5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。
6、文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。
7、上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。
8、凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。
9、凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。
文件的管理制度 篇6
1、目的与适用范围
为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制定本制度。
本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的`更改,发放和回收的管理。
2、管理要求
2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。
2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行更改、控版和回收。
2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。
2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。
2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。
2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。
2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更
不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。
文件的管理制度 篇7
某公司文件、档案管理制度
第一章 文件管理制度
第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的`收发登记簿。
第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。
第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×公司发[××年号]第×号。
第六条 公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。
第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。
第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第二章 档案管理制度
第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条 公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条 归档资料包括:
1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;
2、公司会议记录、纪要、决定;
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;
4、会议形成的领导讲话、文件;
5、公司对外交流的文件、协议、报告等;
6、公司各部门的发文;
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件;
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第十五条 档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经综合管理部负责人批准。
文件的管理制度 篇8
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的'整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
三、档案保密制度：
1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
四、档案移交制度：
1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。
5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度：
1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。
七、档案的开发利用
1、充分利用档案为教育教学服务。
2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。
3、对档案的利用要及时登记。
八、检查与考核
1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。
2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。
文件的管理制度 篇9
物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序
1.0目的
确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。
2.0适用范围
适用于质量体系所形成的文件和资料。
3.0职责
3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。
3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)
4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)
4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)
4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。
4.3文件和资料的受控状态
4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。
4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。
4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。
4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。
4.5文件和资料的发布
4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的文件和资料。
4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。
4.6文件和资料的更改
4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。
4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的'新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。
4.7文件和资料的管理
4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。
4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。
4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。
4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。
4.8文件和资料的换版与作废
4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。
4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和资料的编号规则》
5.2 《文书、档案、资料管理办法》
6.0相关记录
6.1《文件和资料领用签收表》
6.2《文件和资料更改申请表》
6.3《质量文件清单》
6.4《借阅登记簿》
6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》