1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；
2、文稿准备：主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；
3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间；
4、收集名单：单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；
5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生；
6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动；
7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；
8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆；
9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；
10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件
11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；
12、会务工作总结