采购合同管理制度 篇1
一、主要内容与适用范围
本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
二、工作职责
1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。
三、物资管理要求
1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定。
2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：
重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。
主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。
辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。
3、材料采购计划编制：
a、工程项目需用材料清单。
b、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。
c、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。
d、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。
采购合同管理制度 篇2
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、请购及其规定
1. 请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2. 请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
⒂ 请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量; 请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间; 请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购部门主管; 请购单审核人; 采购副总审核; 财务审核人; 公司总经理。
3. 请购单及其提报规定
⑴ 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门; ⑵ 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;
⑶ 其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报; ⑷ 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;
⑸ 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
⑹ 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;
⑺ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，
征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
⑻ 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 ⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4. 公司物资请购单的提报部门
⑴ 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;
⑵ 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; ⑶ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二. 请购单的接收及分发规定
1. 请购的接收要点
⑴ 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;
⑵ 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资
料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;
⑶ 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
⑷ 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2. 请购单的分发规定
⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
⑵ 对于紧急请购项目应优先处理;
⑶ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3. 采购周期的规定
⑴ 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;
⑵ 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天; ⑶ 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务
时应向领导说明原因;
⑷ 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三. 询价及其规定
1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3. 对于紧急请购项目应优先处理;
4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;
5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四. 比价、议价
1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;
2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;
3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
五. 比价、议价结果汇总
1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;
2. 比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;
3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六. 合同的签订及其规定
1. 合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
⑴ 合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分;
3) 包装要求;
4) 合同总额应含税，特殊情况应注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 质量保证期;
8) 质量要求及规范;
9) 违约责任和解决纠纷的办法;
10) 双方的公司信息;
11) 其他约定。
⑵ 合同签订及其规定
1) 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;
2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单;
4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;
5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;
6) 详细约定发票的提供时间及要求;
7) 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;
8) 违约责任一定要详细、具体;
9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
10) 合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;
11) 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;
12) 签订的所有合同应及时报送财务部门。
七. 付款及合同执行
1. 付款规定
⑴ 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;
⑵ 按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)，该审批单巡签我那比后提交财务部付款;
⑶ 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
2. 合同执行
⑴ 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;
⑵ 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;
⑶ 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
八. 报验与入库
1. 报验
⑴ 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收;
⑵ 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;
⑶ 达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收; ⑷ 质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质
检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;
⑸ 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2. 入库
⑴ 公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收; ⑵ 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;
⑶ 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;
⑷ 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;
⑸ 质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。
采购合同管理制度 篇3
1.公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：
(l)商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同，树立企业良好形象
合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。
采购合同管理制度 篇4
一、基本原则
第一条为了加强合同管理，切实保证合同的全面履行，维护企业的合法权益，根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》及相关法律、法规，结合企业实际情况，制订本办法。
第二条严格执行公司合同签订程序和工作要求，隐瞒合同内容或不经过规定程序评审就擅自签署合同，对责任人处以20__元罚款，造成公司损失的，承担相应赔偿责任，直至开除。本条由公司领导、检查组组长行使处罚权。
第三条严格履行合同条款，维护企业形象。如发生争议，要积极寻求解决办法，做到不卑不亢、坚持原则、有理有节。确实得不到解决，要及时向上级汇报。对隐瞒不报或处理事情过程中有损害企业形象的行为，对责任人处以500元以下处罚。
二、工程施工合同
㈠施工合同签订
第四条工程承包合同洽谈由公司经营部、公司经理、公司常务副总经理、签署每一份合同必须经过董事长授权。
第五条合同的主要条款商定后，由公司经营部负责起草文本，按照合同评审程序进行评审。合同文本必须经法律服务部确认，且要将有关人员的签字备忘录交检查组审核，确保合同内容符合法律、法规的规定。否则每缺一次，罚经营部50元。
第六条 加评审人员根据合同评审程序表中所列要求进行评审。
合同评审程序表
第七条合同签署前，各种手续必须齐备。
第八条合同双方达成一致后，由董事长履行合同签约权，或由董事长书面授权常务副总经理签署合同。
㈢施工合同交底
第九条经营科长组织分公司技术质检科长、安全设备科长、材料科长、项目经理、技术负责、预算员进行合同交底，交底内容包括双方承担的责任与义务，以及有关工期、质量、工程价款的确定及支付、决算、违约责任等。缺一次合同交底记录罚经营科长500元，造成失误的罚款20__元以上。
㈢合同履行
第十条合同履行中要核对原标书、图纸与施工实际是否相符，如有不符，其增加范围必须迅速找甲方工程代表签证，增补预算。对因不及时办理签证而造成损失的，全额由项目技术员和预算员赔偿。
第十一条有关合同履行中的书面签证、来往信函、工作联系单、变更通知等都是合同的组成部分，有关部门或个人收到对方的此类文件时，应当及时会同有关人员制定对策、采取相应措施。若收件人怠慢而造成延误的，每次由项目经理(检查组)罚款200元;由于解决不力而造成损失的，处以1000元以上罚款，且损失部分的50%由责任人承担。
第十二条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，分公司、项目部应当及时查明原因，通过取证并按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔。不积极催促解决的，每次分别罚分公司经理、经营科长和项目经理不低于500元。
第十三条各级部门须严格履行合同条款，确保企业信誉。如不认真履行合同条款对有关责任人处以500元以上罚款。
第十四条当我方收到对方的索赔(含违约、罚款)通知后应当认真研究并及时处理、答疑、举证或提出反诉，力求与对方协商解决。有关人员收到对方的索赔报告后不得扣押或故意隐瞒，不得自作主张不经集体讨论进行私下处理，否则每次罚款500元以上;若非我方过错，却因处理不力而造成损失的，损失部分的50%由责任人员赔偿。
第十五条对合同条款在履行过程中出现理解上的争议，子、分公司及项目部应当及时分析并查明原因，提出解决办法上报法律服务部，并及时与对方进行洽谈，力争达成补充协议。出现这种情况必须在一个月内解决，否则每拖延十天，罚责任人员500元，由检查组行使处罚权。
第十六条若工程属于分包，应向总承包商索要建设工程总承包合同，审查该建设工程是否已办妥有关法定手续。亦可在合同条款中载明“非我方原因，因手续不全造成的一切责任和损失，均由甲方承担。”
三、分包合同的签订
第十七条在分包合同签订过程中，项目经理、技术负责和预算员中必须有一人全过程参与。
第十八条合同洽谈前，分包队伍必须提供有效的企业营业执照、资质证书、安全资格证书、法人授权委托书、企业法定代表人证明和合同签署人员的身份证复印件等。经核对无误，合法有效的，作为合同相关档案保存。如因分包队伍不符合条件使我方遭受损失的，由经办人全额承担，并处以20__元以上罚款。
第十九条合同的主要条款商定后，由分公司经营科负责起草文本，合同应对工程质量、安全、工期、文明施工、企业形象等作详细规定，合同中还须载明“分包方必须服从项目经理、技术负责、质量员和安全员的管理。不服从项目管理的，项目部有权按照实际情况进行处罚，并有权解除合同”。
第二十条分包合同按照下列分类由不同职级的人员行使签约权：
1、合同额在100万元以下的，由分公司经理签约;
2、合同额在100万元以上的，由子公司总经理签约。
第二十一条分包工程合同签订后十天内，由经营科副科长将分包工程合同上报一份给票据审计部。逾期不上报的，每天罚经营科副科长50元;分包工程已完工仍未上报的，罚经营科副科长20__元，由票据审计组负责人行使处罚权。
第二十二条分包工程款的支付必须按照合同约定，待审计完毕后支付剩余款项，且必须扣留5%的质保金，质保金退还时间以工程施工总合同为准。
四、购销合同的签订
第二十三条对大宗材料设备的采购，必须实行招投标制，不允许长期到一家采购，如发
现质次价高，按集团公司“票据审批管理制度”第四十一、四十二条的规定处罚。
第二十四条购销合同文本应当使用集团公司法律服务部制定的统一文本。若使用自制文本每次罚款200元。
第二十五条购销合同实行会签制，由分公司正副经理、经营科长、材料科长、财务负责人分别签字，缺一人签字即视为无效合同，财务可以拒付。如签字手续不全而付款，罚现金会计1000元。
第二十六条我方为买受人时，向对方支付订金或预付款须经土建子公司总经理书面批示。且在一般情况下，不应约定先付款后交货或货到立即付清全部款项。预付款控制在70%以内，货到后一个月内支付剩余款项，且必须扣留10%的质保金，质保金退还时间以工程施工总合同为准。
五、租赁合同的签订
第二十七条大型设备租赁必须实行招投标，由机具管理服务中心经理或设备负责人对供应方或出租方进行实地考察。考察内容包括①规模实力;②诚信;③供应能力;④价格，从中挑选不少于3家进人招投标。
第二十八条机具管理服务中心设备科长编制并发出招标邀请函，招标邀请函格式必须统一，由机具管理服务中心经理接受出租方或供应方的投标书或报价单。
第二十九条由机具管理服务中心经理(设备科长)、分公司经理、分公司安全设备科长公开评标，确定中标单位。
第三十条签订大型设备租赁合同前，机具管理服务中心设备科长、分公司生产经理、分公司安全设备科长应对设备进行实地考察，审查有关手续是否是齐全，设备运行情况是否良好。严禁租用即将达到使用年限或存在严重质量隐患的设备。因未严格把关而造成损失的，对责任人罚款1000元以上，且须根据责任大小赔偿不低于20%的损失。
第三十一条签订建筑周转材料的承租合同前，有关人员应当对出租商的企业规模、材料质量进行准确评估，合同签订时合理确定数量，防止出现因合同量过大而对方规模过小，致使租赁材料周转困难或出现断供的情况。
第三十二条租赁合同文本必须使用法律服务部统一文本。大型设备租赁合同必须附生产许可证、产品合格证、安全检验合格证及地方规定的特殊证件(如进京许可证等)。
第三十三条租赁合同必须约定明确租赁期限。我方为承租方时，出租方必须为具有营业执照的法人单位。
第三十四条租赁合同中应当对租赁物进出场时的质量状态的检验进行约定。若租赁物质量与合同不符造成我方损失，损失由收料人全额赔偿，且处以500元以上罚款。第三十五条租赁合同必须对租赁物的维修和保养问题做出明确约定。
第三十六条对外租赁前必须首先查实内部设备或料具是否多余，如发现内部设备或料具有闲置却从外部租赁，罚责任人20__元以上。
第三十七条对外租赁时，一次性租赁100吨以上钢管、3万只以上扣件或大型设备必须由生产副总经理签字同意，其它由机具管理服务中心经理签字同意。
第三十八条所有租赁合同均由机具管理服务中心经理负责签订，如果擅自签订，罚签订人1000元。金额在50万元以上的租赁合同必须经过子公司总经理审批。
六、运输合同
第三十九条运输合同必须与具有运输经营资格的专业单位直接签订。严禁与中介机构或私人订立大宗货物运输合同，否则由此造成损失的50%由经办人个人赔偿。
第四十条我方为托运人时，运输合同应当约定承运人不得享有留置权。
七、合同管理
第四十一条合同的洽谈、签订人员必须维护集体利益，遵纪守法，严禁借工作之便收受
贿赂、假公济私，严禁与他人串通订立对本企业不利的或可能造成损害的合同。否则公司将没收责任人非法所得，并处以5000元以上罚款。情节严重者将追究其法律责任。
第四十二条公司任何职员均有权检举、揭发利用订立合同及有关经济活动的机会做坑害企业利益的行为。对检举揭发有功的人员.按照合同标的值进行奖励，合同标的值在10万元以内，奖励40%;标的值在10—100万，奖励40%一15%;标的值超过100万，一次性奖励10%且不低于15万元，并对检举人员严格保密。
第四十三条在订立、履行合同及处理合同纠纷中为维护本企业利益做出突出贡献的，给予挽回损失额10%以上的奖励。
第四十四条对有下列情况之一的，检查组将对责任人处以113000元以上罚款;情节恶劣、后果严重的，公司有权解除劳动(聘用)合同：
1、在合同签订过程中，玩忽职守，给本企业造成损失的;
2、未经授权或超越代理权限、不依规定程序签订合同，给本企业造成损失的;
3、在合同履行过程中，由于失职致使合同不能正常履行，给本企业造成损失的。 第四十五条下列情形涉嫌犯罪的，依法移送司法机关惩办。
1、在签订、履行、处理有关争议纠纷中，利用职权和工作便利，索贿受贿、串通勾结、营私舞弊，致使企业利益受到损害的;
2、利用合同招投标操纵招投标，涉案数额巨大的;
3、其它严重破坏公司合同管理制度和严重损害集体利益的行为。
第四十六条合同依法订立后受法律保护，任何当事人一方均不能擅自变更、解除。为维护本企业利益，确需我方主动提出变更、解除合同而无法定事由的，应当由合同原经办人或子公司常务副总经理指定的人员查明原因、提出意见，经领导层批准后，再与对方协商，达成一致意见，签署变更或解除合同的书面协议。
第四十七条变更、解除、撤销合同系理由正当确凿，符合法律规定的，应当上报法律服务部，由有关部门按照法定程序对合同进行变更、解除或撤销。
第四十八条对方提出变更、解除的，分公司经理、经营科长必须将这一情况上报子公司常务副总经理或土建子公司总经理，由领导层决定是否同意其要求。
第四十九条合同履行中出现中止(包括工程停缓建)的，必须及时与对方办理中止手续，收集因中止合同给我方造成经济损失的证据资料，向对方提出索赔。重大工程对方不愿赔偿的，应追究其法律责任。若中止后的合同继续履行的，必须与对方办理复工手续并办理补充协议。因未及时办理而造成损失的，对项目经理、经营科长分别罚款5000元以上。第五十条合同的中止与恢复都必须由合同原经办人或公司领导层指定的人员办理。第五十一条对于已经履行完毕的合同，合同的具体执行单位应当向法律服务部提交合同履行情况评述报告。法律服务部审查并备份后，将所有资料交集团公司办公室资料员保管。第五十二条做好合同存档工作。工程承包及分包合同由分公司经营科保管，材料(工矿产品)采购合同由分公司材料科保管，设备料具租赁和采购合同由机具管理服务中心办公室保管，土地、房产交易合同、委托销售合同等由子公司办公室保管。所有合同均需分别复印一份交分公司(子公司)财务科、集团公司工程审计部、票据审计部。
第五十三条各子、分公司办公室均须设资料室，由文印员负责管理，办公室主任负领导责任，资料室保存各类资料复印件，原件由集团公司办公室保管。所有合同均必须存档，档案统一由集团公司办公室进行管理和保存。
第五十四条合同和有关的补充协议、会议纪要、信函、签证、变更通知、工作联系单，收发文记录等都是企业活动的最原始资料，各有关单位都必须妥善保管，防止被盗、遗失、损坏、污染。
采购合同管理制度 篇5
为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合实际情况，制订本制度。
1、经济合同的签订
签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，本着“重合同、守信誉”的原则。
对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。
签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签订合同有效、有利。
签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
经济合同除即时结清者，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。
合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
2、合同内容应注意的主要问题
(1)部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
(2)正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术质量要求要明确、具体;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等;运输方式及运费负责应具体明确;交(提)货期限、地点及验收方法应明确;价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价;违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
(3)结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章;注明合同有效期限。
签订经济合同，除合同履行地在我住所地外，签约时应力争协议合同由我方所在区人民法院管辖。
签订购货合同应以现货为主，并坚持以销定进原则;付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金的按规定办理。签订购货合同应以现款为主，不准赊销。
任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
3、 经济合同的审查批准
经济合同的正式签订前，必须按规定上报单位主要负责人审查批准后，方能正式签订。
4、经济合同审查的要点
(1)合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
(2)合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
(3)合同的可行性。包括：当事的双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
根据法律规定或实际需要，经济合同还应当呈报区粮食局主管业务科室审核、组宣室备案，或请公证处公证。
5、经济合同的履行
经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
6、经济合同的变更、解除
实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
对方当事人提出变更、解除合同的，应人维护本企业合法权益出发，从严控制。
变更、解除经济合同，必须符合《合同法》的规定，并应在法定程序内办理有关手续。
以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
7、经济合同纠纷的处理
合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
处理合同纠纷的原则是：
(1)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
(2)以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
(3)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
8、认真做好经济合同管理和基础工作
(1)建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议(包括文书、电传等)，均应妥善保管。
(2)建立合同管理台账。各企业单位应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台账和总台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。
(3)填写“经济合同情况月报表”。各企业单位应在每月5日之前将上月月报表填好后报送单位主要负责人。