第一章总则
档案工作是团委学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，以提高工作效率和工作质量，特制定此项制度。
第二章日常档案工作具体管理办法
第一条团委学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
第二条团委学生会档案由秘书部统一分类管理，各部门档案由各部门部长整理，主席团监督管理，每月各部门将进行一次档案清理（包括部门会议记录，相应部门材料等），将有关资料交于秘书部归档备案。
第三条团委学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案等。
第四条各部门策划筹备的各项活动的所有资料（包括图像资料），活动后必须交秘书部存档，以备查找。
第五条档案形式要求：对于各部门档案，可有文本或电子两种版本。对于磁盘、磁带、cd、vcd等介质待总结完后一并上缴。
第六条部长例会会议记录表及会议相关资料由秘书部负责记录及存档。
第三章档案内容要求:
第一条人事档案制度
（一）档案范围
个人履历简介、日常工作评定、部门基本资料、部门日常工作记录以及其它有关材料，都作为先进评
选、奖励、试用期调整和届中调整的依据。由秘书部负责考察记录。
（二）档案建立
（1）艺术系分团委学生联合会成员的人事档案由秘书部在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历的等基础资料个人填写后各部门统一上交秘书部存档。
（2）分团委学生会成员日常表现由纪检人员根据成员日常工作表现随时填写，并和优秀评选的评定挂钩。
（3）分团委学生会成员工作评定由相应的人员在届满时填写（干事由部长填写，部长由主席团填写，主席团由团委指导老师填写）。
（4）部门档案是秘书部对各部门日常工作的考核纪录，作为部门考核等先进评选、奖励、试用期调整和届中调整的主要依据。
第二条工作档案制度
（一）档案范围
包括团委学生会工作目录、各部检查结果及通报、各种通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文、各种出版物及印成品、照片及底片、日常考核、奖惩情况等。由团委秘书部整理保管。
（二）档案建立
（1）团委学生会各部门每学期工作伊始都应向团委学生会主席团呈交一份详细的工作计划，作出本部门在未来一学期内的各项工作设想，每一学期末后交一份工作总结由办公室存档。
（2）各部门会议记录与提案表
各部门应详实的纪录部门例会开展情况，各部门应在每个月末将部门例会会议记录表交至秘书部并领取下月例会会议记录表。
（3）部长例会会议记录
团委学生会全体例会及部长例会由秘书部做好会议记录及存档。
（4）团委学生会各部门建立工作日志。
工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，秘书部以及纪检部定期检查并将重大事项列入团委学生会工作目录。
第三条活动档案制度
（一）档案范围
活动的申请书、经费物品申请、计划书（策划书）、实施方案、海报底稿、节目单、照片、活动总等。
（二）档案的建立
（1）团委学生会各部门在举办大型活动前，做出可行性报告并及时上交，活动后7天之内，需作出详细的书面总结和财务报告连同通知、节目单、比赛结果、等一并上交，由秘书部存档。
（2）举办大型活动时，宣传部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，并及时将照片、宣传稿件存档和上传。
（3）外联部需将各个活动的策划书及时交一份至秘书部存档。
（4）在举办大型活动后，由秘书部将活动中受到表彰的同学的表彰记录存档。
第四条财务档案制度
（一）档案范围
学生会财务帐目、预算申请、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品，学生会的报刊、杂志、家具、文具、展板、条幅、装饰品等。
（二）档案建立
（1）各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由主席团审核通过，再上报分管老师审核签字。
（2）发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。最后主办部门将预算申请和发票一并交团委生活部报销、存档。
（3）团委秘书部专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主席团监督。
（4）团委办公室为学生会每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。
第四章档案借阅办法
第一条查阅要求
（一）团委学生会各部门可以根据工作所需向团委秘书部借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
（二）团委各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，
若有遗失应做出书面检讨，秘书部会做出相应的警告、批评，并在优秀评比中扣去其相应的得分。
（三）查阅前请对照秘书部档案清单，明确档案名称及档案号。
（四）认真填写索档单，并由部长以上签名。
（五）团委学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。
（六）档案阅毕后请及时归还，过期不还团委办公室有权进行查询并作相应处理。
第二条借阅手续
（一）借阅档案必须有证明，各部门副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以书面形式告知办公室，由秘书部同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
（二）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。
（三）借阅时间不得超过一周（管理档案者同意除外），延期归还由秘书部处给予口头警告、批评。
（四）复制文件必须征得团委秘书部的同意。
（五）外单位借阅团委学生会工作档案的，需向团委秘书部提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。
（六）团委秘书部的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周。
武汉生物工程学院艺术系
艺术系分团委
艺术系学生联合会