宴请既然作为一种礼仪性的社交活动,实现其目的,自然是组织者所追求的目标。为了能使这种交际活动获得圆满成功,组织者在宴请前必须做好充分的准备工作。下面是本站小编给大家搜集整理的宴请前的准备工作文章内容。希望可以帮助到大家!
一、确定宴请的目的、名义、对象、范围、形式
1.宴请的目的通常是各不相同的,既可以是为某一件事而举行,也可以是为某个客人而举行,还有是为某一展览会开幕式或闭幕式,或者某一工程的开工或竣工而举行等。
2.宴请要确定以谁的名义邀请和被邀请对象。确定邀请者与被邀请者的主要依据,是主宾双方的身份应当对等。身份低会使对方感到冷淡、不礼貌。我国大型正式活动通常是以一个人的名义发出邀请,日常交往的小型宴请可以根据具体情况以个人名义或以夫妇的名义发出邀请。
3.邀请范围是指宴请需邀请哪些方面的人士、什么级别、请多少人、主方请多少人作陪等。这些都需要事先从宴请的性质、主宾身份、国际惯例、双方关系以及当前的政治气候、经济形势等方面加以考虑。
4.邀请的范围确定以后,接下来就是拟定邀请名单。注意名单上要写明被邀请者的姓名、性别、职务等,并适时按拟定名单提前向对方发出邀请通知。
5.确定宴请的形式按照通常的惯例,正式的、高级别的、小范围的以举行宴会为宜,人多时则可采用冷餐酒会或茶会等形式。
二、宴请的时间和地点
1.宴请的时间应安排在主宾双方都较为合适的时候。注意在时间的确定上,要避免对方的重大节假日、已有重要活动的时间或是禁忌日,如在西方13 日星期五均属不适合安排宴请活动的日子。
2.选择宴请的地点,要根据邀请的对象、活动性质、规模大小及形式等因素来确定。如官方正式、隆重的宴会一般安排在政府议会大厦或客人下塌的酒店。
三、宴会邀请
1. 邀请形式
邀请有两种形式,即口头邀请和书面邀请。口头邀请就是当面或者通过电话把这个活动的目的、名义以及邀请的范围、时间、地点等告诉对方,然后等待对方的答复。书面邀请即给对方发送请柬(或称请贴),将宴会活动的内容告之对方。这样做,既是出于礼貌,也是对客人的提醒和备忘。
2. 邀请的时间
各种宴会邀请时间一般以提前3 -7 天为宜,过早,客人会因日期长久而遗忘;太迟会使客人措手不及,难于如期应邀出席。
3. 发送请柬方式
(1)请柬上要将宴请活动的目的、名义、邀请范围、时间、地点等都写在上面,然后送给客人。
(2)请柬发出后,要及时核实出席者情况,并做好记载,以便安排席位。
(3)请柬的书写格式,按规范要求应首先写明目的,正文不用标点符号,遇重大活动时要注明着装要求;要注意行文格式,文字措辞务必做到简洁、清晰、准确、及时。写名单时一定核对一次,不得将客人名字写错。
宴请前的工作注意事项1.桌次及座次安排
在商务礼仪和国际礼仪中，都是以右为上。大型的宴会如果桌次为纵向排列，以靠墙为上，依次排列。如果是横向排列，则中间为上，右边次之，左边居尾此外，女性以夫为贵。但如果女性的地位显赫，丈夫不一定以妻为贵。不过依照中国的传统，丈夫的位置要尽量靠前以示尊重。
按照商务宴请礼仪的规范，一般是政府官员为上，社会团体领袖为中，社会贤达为下。但是也要遵循特例。要尊老、尊师、尊贤。离座的顺序应该是等主陪和首席主宾离座后其他人员方可离座。
2菜肴安排
无论你选择的是那种宴会形式，首先要解决的就是菜肴的安排。要充分考虑客人的口味，依此来确定菜肴的具体内容。因此，要做好客人在就餐方面的特殊要求和禁忌这项功课。比如回族人不吃猪肉，上海人好甜食，而四川、湖南人则偏好辣椒，山东等沿海城市的人好吃海鲜等。同时，可以邀请客人吃一些当地特色，特色即是文化，会给人留下较深的印象。
3.餐巾的使用
餐巾是用来擦嘴及手上的油渍，不要用餐巾擦拭餐具。餐巾应有进餐者自己或服务员从杯中取出，然后摊开放在大腿上。所有主宾入座后才可以使用餐巾。不能随便玩弄餐巾，中途离开可将餐巾放于椅背上表示还要继续进餐。
4.酒水的安排
对客人的酒水要求不需要提前了解，之需要在宴会即将开始时恰当询问客人就可以体现出对客人的尊重。询问是有技巧的，一般应采用封闭式询问，即给出选择的内容以免客人点一种没有的酒水造成尴尬。
5.时间安排
宴会的时间一般以主人的时间为准。如果主人安排时间是中午12点半，客人就不要商量说要不12点吧。当然，宴会主人最好跟客人协商来共同确认，这样双方都会感觉很舒服。当然也有特殊情况，比如宴请领导，但是领导的时间安排与主人想冲突，这时候就要按客人的时间为准
6.结束宴会的协商也是有技巧的，可有主人询问客人：“要不要再来点别的?”这句话的意思其实是“善意的谎言”，客人到这个时候就可以表示已经吃饱了可以离席。这个时候，整个宴会就在愉快的氛围中结束了。