秘书室工作礼仪规范介绍 篇1
秘书服饰礼仪要求
秘书人员的着装既要体现实用性，也要体现装饰性，体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。
1、服饰要以简洁为美
简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越简洁、越流畅，其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵，还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。
2、扬长避短
秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短，尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的长处，使自己充满自信地出现在各种社交场合。
3、体现个性
人们戏言鞋合不合适，只有脚知道，说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以，穿什么衣服应根据个人的特点而定，只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应，特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。
秘书日常接待礼仪
接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。
一、打招呼
当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。
二、招待
秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。
1、座次
秘书引导或陪同客人去面见领导时，到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时，长沙发优于单人沙发，沙发椅优于普通椅子，较高的座椅优于较低的座椅，距离门远的为最佳的座位。
2、奉茶
上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是：双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶递给客人同时要说您请用茶
奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先客后主;先女后男;先长后幼。
奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
秘书电话礼仪
一、接听电话前
1、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要准备好笔和纸。
2、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
3、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
4、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。
二、接听电话
1、三声之内接起电话;
2、主动问候，报部门介绍自己;
3、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;
4、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
5、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。
6、电话留言要遵循5W1H原则： When何时、Who何人、Where何地 、What何事、Why为什么、HOW如何进行等。
三、打电话礼仪
1、确定合适的时间，当需要打电话时，首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话，应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。
2、开头很重要
无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门是必须的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。
3、通话尽量简单
在工作电话中一般一个电话最常三分钟，超过三分钟应该改成其他的交流方式。
秘书室工作礼仪规范介绍 篇2
一、汇报工作
向领导汇报工作时应按约定时间到达，进领导办公室时应先敲门示意，待听到应呼后再进门；汇报工作时举止要文雅大方，彬彬有礼，做到站有站相，坐有坐相；汇报、请示时应实事求是，要点突出，中心明确，吐字清晰，切忌表示不满或顶撞。结束汇报应由领导提出，领导未作结束表示前，不可频繁看表、打哈欠，以示焦急或不耐烦。告辞时，应顺手把茶具或桌椅等摆正或作适当处理。
二、陪同视察
陪同领导视察时，应注意一定的礼节。一般两人同行时，以前者、左者为尊；三人同行时，并行以中者为尊，前后行时，以前者为尊。进门、上车时，应让尊者先行；上楼时尊者在前，下楼时则相反。在室内，以朝南或对门的座位为尊位。乘电梯时，陪同人员先走一步按下电梯按钮，一手挡住电梯门一侧，待尊者进入后，自己再进入。如果客人或上级人数很多，则应自己先进去按钮以便领导同志从容而进。电梯进门左侧为上，要主动留给客人或上级。
领导视察工作时要做好引领工作。引领时应稍侧身走在领导侧前方，与领导保持两三步距离，并适时以手示意，一面交谈，一面配合领导的脚步。切忌独自在前，背对着领导。
三、接打电话
（一）接听电话。接听电话时要文明礼貌，接听人应先客气地自报家门：“您好，这里是某地委办公室秘书室，请讲”然后询问情况，严禁使用“喂，你是谁？”，“干什么”，“找谁”等生硬语言。如果对方询问姓名，应耐心作答，对于对方询句之事也应尽量详尽答复。如果对方要找的人是其他同事，受话人可说一声“请稍等”，并尽快帮忙寻找。如果对方要找的人不在，应礼貌地告诉对方，并可适当询问“请问您有什么事要转告吗”，如有，则应认真记录，并尽可能复述一遍，以确保无误，最后说声“再见”。
接到打错了的电话，态度要友好，应礼貌地告诉对方，这里不是其要找的单位，请他重拨，不应不加解释地将电话挂断。如有可能的话，可帮助对方查找他所要部门的电话。
接到领导电话，应主动说出自己的部门、职务和姓名。领导如果找本部门负责人通话，要迅速通知，并请领导稍等。如果本部门负责人不在，要请示领导能否转达，如领导同意，要将领导发话内容认真记录下来，以便向本部门领导传达。最后应主动询问领导还有什么要求，待领导放下电话后再挂上电话。
接听电话，要善于处理电话内容和有关事项。对要求报告领导的，不能接一次电话就报告一次，以尽量不打断领导办公为宜。具体办事人员，可根据情况汇总报告，但重大或紧急事项不能压下不报，更不能擅自处理。
对通话时间较长、通话内容复杂的电话，要弄明白对方意图，并准确、全面地将电话内容认真记录在专门簿册上，记明电话内容的五个要素，即：来话时间，来话人姓名、单位及职务，电话号码，来话内容（时间、地点、人物、事项或需要解决的主要问题）。另外，如有初步结果的，要记录领导意见和处理情况，最后记录 人署名。
（二）拨打电话。
拨打电话时，首先要理清通话的内容和要点。电话接通后，打电话的人应当首先问一声“您好”，然后自报家门。不使用电话免提键拨打电话。电话内容要简明扼要，表达清楚、准确。
如果拨错了电话号码，应向对方表示道歉。让对方转接或传呼某人时，应注意措辞，并适时道谢，如“请（麻烦）您转某某处”，“请（麻烦）您叫一下某某”。对方帮你去找人时，话筒不应离开耳边，更不应与别人高声谈笑。通话结束时，应道声“再见”。
如果与领导办公室距离很近，尽量不要用电话联系，应直接当面请示或汇报工作。给领导打电话时，要称呼领导职务，然后通报自己的部门、职务和姓名，简洁、准确地说明需要请示或汇报的内容。领导的指示或意见应准确、全面地记录，通话结束时应主动询问领导还有什么指示或要求，并主动说“再见”。通话完毕后，应待领导放下电话后自己再挂上电话。
给基层单位和部门打电话时，态度要谦和，不得盛气凌人。
四、介绍来宾
（一）介绍的顺序
在为他人做介绍时，应注意介绍的顺序。为了体现对长者、上级和女士的'尊重，在介绍时应按以下顺序进行：
1.将年轻者介绍给年长者。在同性别的两人中，应首先向年长者介绍年轻者，以表示对年长者的尊敬。
2.将职位低的介绍给职位高的。譬如两个人当中，一位是王处长，另一位是丁科长，这时介绍人应首先将科长介绍给处长：“王处长，这位是丁科长。”
3.将男士介绍给女士。在介绍陌生男女相识时，介绍人通常是把男士引导到女士面前，首先向女士介绍男士。若两人当中，男士年龄比女士大很多或地位比女士高，这时应先向年长的或地位高的男士介绍年轻女士。
若被介绍人都是同性别、年龄相差无几而又无辨别其地位时，可按座位顺序或站立顺序依次介绍。
（二）介绍的姿势和语言
介绍时，介绍人和被介绍人都要起立。介绍人应引导两个被介绍人相向而立，自己站在侧旁，面对他们，将手掌伸开，手心向上，手指指向被介绍人的一方，不可只用一个手指指点或去拍打被介绍一方的肩或背。
在正式场合，介绍时一般用“请允许我向您介绍……”的说法。向众人介绍一人时，可以说：“请允许我把“秘书工作”介绍给诸位。”在一般的、非正规场合进行介绍，所用的语言比较简单、活泼。如“这位是”，“这位是××科长”等。
被介绍的双方在介绍完毕后应相互握手问候，可以说“很高兴认识您”、“您好”等。
五、接待工作
（一）一般接待礼仪规范
这是接待人员应共同遵守的基本礼仪规范，也是“窗口”接待的基本原则和要求。
1.做到“五要”：
一要仪容严整——接待人员要衣着整洁，精神饱满，举止端庄。
二要态度和蔼——接待人员要诚恳、自然，认真听取对方谈话，不耍威风、摆架子。
三要语言文明——接待人员一般应讲普通话，使用礼貌用语，语气谦和、客气，不讲粗话、脏话。
四要讲究效率——对客人要求办理的事情，凡符合政策、法律，手续齐全的应及时办理，不能推诿、拖延。对不能解决的，要讲明原因，并及时转有关单位接待、解决。
五要一视同仁——接待时应本着公平、公开的原则秉公办事，不循私情，不开“后门”，不应以地位、年龄、身份、生熟等区别对待。
2.接待人员，要仪容整洁大方，举止从容端庄，不论来访客人是事先约好的，还是不约而来的，不论是常来的，还是生疏的，客人进门，接待人员要马上起立相迎。
对事先约好的客人，接待人员要热情迎接。对事先未与领导约好的客人，一定要礼貌地询问姓名、身份，弄清其来访目的，待请示领导后根据领导要求迅速做出处理。不得直接让其去领导办公室或告诉其领导去向。
如果客人要找的领导或其他人员不在，应妥善予以处理。若自己知道领导及有关人员在较短的时间内能够回来，可请客人坐下来等候，并送上茶水、饮料和报刊。客人等的时间较长时，应不断给客人倒开水，以免客人有被遗忘、被冷落的感觉。如果自己手头没有什么要紧的工作，也不防陪客人谈话。当客人表示没有时间等候时，可以问明客人来访的大致内容，待相关人员回来后转告。
（二）迎送礼仪规范
1.迎送的准备
迎接来访的代表团，应事先了解对方的来访目的与要求，要确定来访人员的姓名、性别、年龄、身份、人数、职务、级别等，并以此确定迎送规格，安排相应的接待人员和食宿环境。一般来说，对上级主要领导的到来，要通知某地委主要领导亲自出面迎送和陪同；兄弟单位负责同志的到来，可通知办公室主要领导或副职出面接待。食宿应根据其级别作相应的安排，规格既不宜过高，也不要过低。
为了提前安排食宿和交通工具，应准确地了解掌握客人所乘交通工具的抵、离时间。
2.迎送中的具体事项
去机尝车站接送的人员，其职务可比对方低一级，同级领导可在宾馆迎候。迎接人员应在客人抵达之前到达机尝车站，如果客人是首次前来，互不认识，接待人员可事先制作特定的标志，如小旗或牌子等，让客人容易看到，以便主动前来接洽。
在客人到达后，迎接的领导应上前握手，致以问候。相互介绍时，主人应将前来欢迎的人一一介绍给客人。安排接待人员时，应考虑周到，以相对固定为好，切忌随意更换。
接待人员应及时将客人食宿安排等发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达，以便让客人心中有数。迎接身份高的客人，要事先在迎送地点安排贵宾休息室，客人抵达后，应稍作休息，再开展其他活动。
客人离开时，主人可到住地或机尝车站等送行。直接去机尝车站送行时，应在客人登机（车、船）之前抵达，而且要留出足够时间保证客人办理有关手续。
3.回赠礼品
对重要客人，确实需要赠送礼品的，要请示有关领导，提前安排好。
秘书室工作礼仪规范介绍 篇3
1.在你离开总部之前，记住一定要和你的上司沟通，搞清楚自己的权限范围，这样你就可以当场对某些事情做出决定。因为在国外做生意，如果你总不断地说“我得先和总部汇报一下”，你的客户就可能会被激怒。而相反，如果你向客户表现出你有权做重大决定，这不仅满足了你的虚荣心而且也提高了你的身份。
2.不要把同行对你的惊讶理解成一种失望或对你的冒犯。他们所表现的惊讶也许仅仅是惊讶而已。不要自以为你的同行对女性有偏见。
3.要考虑到，作为女性，实际上你可能在男性占主导地位的社会中还有很大的优势呢。许多年以前，荷兰的派克笔公司曾尝试使用女销售员拨打推销电话。这些女销售员比男销售员更顺利地得到了更多的订单。无论是出于惊讶、礼貌、好奇还是出于骑士风度，毕竟妇女在这方面占据了独特的优势。
4.绝对不要做那种可能被认为是轻浮的行为。
5.把美国的女权主义暂时留在家中，因为其他国家这方面的进展还没有我们那么快。如果你海外的男客户坚持要替你开门或坚持要餐后买单，就随他便吧。这只不过是他们几十年来的习惯反应罢了。
6.不要生气发火。要明白如果你能在这一系统内工作，会比你对抗这种系统得到的实惠更多。你的工作就是要在你所处的社会文化内完成你公司的目标。
7.观察你周围人的礼仪方式。比如在接待行列中，要观察其他女性与人问候时是否和人握手还是只点点头而已。不过你最好还是去和移民居住在当地国家的美国人、加拿大人谈谈，请他们给你提一些当地礼仪的建议。
最重要的，还是那句话“所有的行为都要彻底的职业化”，你应该将这句话牢记于心。